長期來看還是提高電子化程度,像銀行數位帳戶開戶、報名台灣的公務員考試,只要線上申辦傳送資料那樣,讓申請單位自行上網申請及補件,辦公桌就不會堆滿待審核、等補件的紙本申請資料。
台灣曾有立委提到,某民間社福團體向官方單位申請補助,然審核速度慢,一直等不到補助經費,造成資金調度問題,而拖欠社工薪資。
或許有人問:為何社福補助審核這麼慢?依筆者擔任官方補助審核承辦人經驗,並參考民間補助審核單位分享,在此說明:
一、調查項目多:為確保資源不重複投入、符合補助規定,需比對未核銷紀錄、停權名單,查申請單位立案、向其他單位申請補助情形,並檢視經費概算表、計畫內容。
二、審核關卡多:為防承辦人打錯資料,影響補助核定、撥款、核銷,資料要給主管及會計複審,協助找出錯誤請承辦人修改、通知申請單位補件。
但部分申請單位補件速度慢,或資料需正本郵寄,想快也快不了,雖可用超過補件期限理由直接退件,但考量影響申請單位權益,較少會退件,造成審核進度卡住。
三、經費調度:各項補助有固定預算,雖可申請擴充經費、調用其他項目經費,但需主管跟相關部門協調,還不一定能成功。
四、工作分配:承辦人通常同時承辦多項業務、接聽諮詢來電、開會,審核時間及心力較有限,如人力縮減、換承辦人易影響審核進度,因此部分承辦人常得加班審核,卻可能影響注意力,增加出錯機率。
五、電子化程度有限:雖有規模的補助審核單位,建置案件登錄、公文管理網站,搭配條碼標籤,但現有補助申請以紙本送件為主,承辦人需另在網站打字登錄,公文例稿要因應申請單位性質、審核結果,個別手動調整拉長審核時間。
因此長期來看還是提高電子化程度,像銀行數位帳戶開戶、報名台灣的公務員考試,只要線上申辦傳送資料那樣,讓申請單位自行上網申請及補件,辦公桌就不會堆滿待審核、等補件的紙本申請資料。
同時期待資訊科技高手設計公文自動產生器,及提升介接比對、錯誤提醒,減少承辦人手動比對資料、打字輸入、拿計算機驗算時間,提高審核效率。
作者 / 居隱